1. Het centraal “Zonnewiel” waar alles rond draait (Organisatie):

Bij het oprichten van een bedrijf zijn meestal de fundamenten voor een ‘Organisatie’ voorzien. Om deze organisatie verder uit te bouwen moet men focussen op de volgende blokken:

• CCC structuren (Connectie, Collaboratie, Co-Creatie) 
• Rollen & Verantwoordelijkheden (Taken & Rollen (RASCI), Functieomschrijvingen, …) 
• Structuur (Organigram, Budgetcontrole (OPEX/CAPEX), Team-Strategie, Document Management, …) 
• Leiderschap (Visie & Missie, Doelstellingen, Communicatieplan, Bedrijfsprocessen, Competentie-Strategie, …) 

2. Eerste “Planetair Tandwiel” (Processen & Formats):

Om nu die basisorganisatie te laten draaien, zijn er tal van tools en processen nodig die vastliggen in procedures. In deze fase wordt eigenlijk de hele PDCA-loop uitgewerkt voor de ‘Werk-Order-Afhandeling’. In deze fase wordt er reeds gestructureerd output geleverd. 

De processen die opgezet moeten worden zijn:

• Implementeren CMMS proces 
• Opzetten Maintenance Programma (PM) 
• Opzetten Kriticiteit-Ranking 
• Uitwerken van Bill Of Material (BOM) voor kritische machines 
• Uitwerken Materiaal Management 
• Work-Order initiation en prioriteitsbepaling 
• Werkvoorbereiding 
• Planning 
• Work-Order Uitvoering 
• Work-Order Opvolging 
• KPI’s & Rapportering 

3. Tweede “Planetair Tandwiel” (Proactieve Tools):

Alle voorafgaande stappen zijn gezet met als doel, om de geplande opdrachten op een georganiseerde manier af te handelen. Een deel hiervan is wettelijk verplicht, een ander deel wordt aanbevolen door de fabrikant (ongeacht de toepassing), én nog een ander deel door inzicht en ervaring. 

Spijtig genoeg zijn er ook ‘machine-falingen’ bij, die zich meestal onverwacht aanmelden. Dat soort falingen is niet alleen een dooddoener voor onze machinebeschikbaarheid, maar resulteert meestal ook in verhoogde herstellingskosten en productieverliezen. Om zulke verstorende situaties te vermijden, kan er een ‘Proactief Programma’ opgezet worden dat als doel heeft om de ‘functionele faalmechanismen’ te doorgronden. Vanuit die faalmechanismen kan dan een inspectieplan opgezet worden om het falen te voorspellen. De processen die hiervoor nodig zijn: 

• Opzetten van FMECA & RBI analyses (studies) 
• Opbouwen van een Equipment History databank 
• Uitwerken van een Competentie Matrix voor het uitvoeren van PdM-taken 
• Opzetten van een PdM Programma uit de FMECA & RBI analyses 
• Opzetten van een Technische Database als ondersteuning bij PdM 
• Opzetten van een Contractor Management bij uitbesteden PdM 
• Engineering & Project Integratie 
• Doorvoeren optimalisaties (Work Shop Culture, 5S, SMED, …) 

4. Derde “Planetair Tandwiel” (Operation Excellence):

Wanneer een groot gedeelte van voorgaande structuren, processen en tools zijn opgezet, volgt de logische vraag: ‘Kunnen we deze organisatie niet leaner maken en evolueren naar een Operation Excellence Organisatie?’. We moeten dus op zoek gaan naar de 8 soorten van verliezen die de Lean-Techniek ons leert. Vervolgens proberen we ze op een duurzame manier te minimaliseren. De aandachtspunten bij deze processen zijn: 

• Opzetten en organiseren van gestructureerde Audits met Gap Management 
• Maak je organisatie Flexibel voor veranderingen 
• Standaardiseren van Equipments, Tools, Processen, Methodes, Suppliers, … 
• Implementeren van Ownership in heel de organisatie 

5. Het externe “Kroonwiel” wat de output genereert (Output Controle):

Van het planetair tandwielstelsel, levert het ‘Kroonwiel’ de output. Output is wat er geleverd wordt aan de interne klanten (productie, veiligheid, kwaliteit, …) en de mate waarin er voldaan wordt aan de bedrijfsstrategieën (budgettair, compliance, welzijn, risico’s, …). Om nu vanuit de organisatie een output te kunnen leveren, moet men minimaal het planetair tandwiel ‘Processen/Formats’ in bedrijf hebben. De andere twee planetaire tandwielen (Proactieve Tools & Operational Excellence) zullen er voor zorgen dat de output stabieler en efficiënter is. Met de 3 planetaire tandwielen in operatie kan men vele schokken opvangen en een constante output garanderen. 

Om de output onder controle te houden zullen we vooral moeten ‘meten’ en de resultaten tegen het licht houden van onze vooropgestelde ‘Modellen’. 

De processen die opgezet moeten worden, zijn:

• Opzetten RAMS Model (Reliability, Availability, Maintainability, Security) 
• Opzetten RCA-Strategie (Root Cause Analyses) 
• Opzetten LCC-Model (Life Cycle Costs) 
• Opzetten RCM-RBI-… Modellen (Reliability Centered Maintenance, Risk Based Inspections, …) 
• Opzetten Supplier Reliability Strategy 
• Uitwerken van rapporten voor de Output-KPI’s 

6. Het “Planetair Draagwiel” wat de output kan bijsturen (Output Synchronisatie):

Hoe goed we ons ook proberen te organiseren, er zullen altijd externe factoren zijn die ons dwingen om de opgebouwde organisatie aan te passen. Enkel diegenen die dat beseffen en zich in die zin organiseren, zullen een duurzame organisatie opbouwen. Diegene die vasthoudt aan zijn opgebouwde organisatie, zal met zijn output, steeds meer afwijken van de verwachte output. De gap die hierdoor ontstaat, wordt steeds groter en wordt op termijn onoverbrugbaar. 

Door aan het ‘Planetair-Draagwiel’ te draaien, kan de output bijgestuurd worden zonder de basisorganisatie ‘Zonnewiel’ te veranderen. De output kan zowel in de positieve zin (mee draaien met de output) als in de negatieve zin (tegen draaien aan de output) bijgestuurd worden. Men moet bijvoorbeeld positief bijsturen als er meer productie-output gerealiseerd moet worden. Negatief stuurt men bij als er bijvoorbeeld minder budget beschikbaar is. 

Met andere woorden, door flexibel om te gaan met de planetaire tandwielen ‘Processen & Formats’, ‘Proactieve Tools’ en ‘Operation Excellence’, kan men invloed uitoefenen op de output van de technische organisatie. 

De gevraagde output van de technische organisatie is niet één waarde. Er zijn een hele hoop van waarde-drijvers waarop gestuurd kan (moet) worden. Waarde-drijvers kunnen zijn: ‘machine beschikbaarheid’, ‘kosten’, ‘risico’s’, ‘veiligheid’, ‘welzijn’, ‘kwaliteit’, ‘compliance’, ‘flexibiliteit’, ‘imago’, ‘groei’, …. Jammer genoeg werken die verschillende waarde-drijvers niet altijd in dezelfde richting. Elke aanpassing zal een aantal ongewenste neveneffecten creëren. Het is dus zaak om behoedzaam te werk te gaan. 

MENTHOR heeft een model opgezet waarin de verbanden tussen de verschillende waarde-drijvers en de individuele organisatie tools/programma’s/strategieën/… opgenomen zijn (zie items onder de 3 planetaire tandwielen). Ook hun individuele invloed op de andere waarde-drijvers (positief/negatief) zijn hierin opgenomen. Dit MENTHOR-model is een zeer handige analyse tool om: 

• … bedrijfsstrategieën af te toetsen op hun effecten;
• … het kritische pad te bepalen van de items waaraan gewerkt moet worden;
• … een volgorde te bepalen in de items waaraan gewerkt moet worden, startende met de quickwins;
• … assessments te maken van de werking van de technische organisatie;
• … te synchroniseren met de strategieën van andere afdelingen en externe partners;